Ações no CRM

Além de conversar, o agente pode atualizar o seu CRM enquanto atende: gravar o que o contato informou, pôr e tirar tags, mover o card de etapa, criar tarefas e enviar eventos ao Sparkle Tracker. Nada disso vem ligado. Você libera item por item, e o agente só mexe no que estiver na lista.

#Como o agente age

Entender isto evita a maior parte dos problemas:

• O agente decide as ações dentro da própria resposta. Ele não consulta o sistema nem espera confirmação.
• O Leadz envia o texto ao contato e, logo em seguida, executa as ações que o agente decidiu.
• Por isso as instruções precisam dizer quando cada ação acontece, e pedir todas as ações da mesma situação na mesma resposta. Veja Boas práticas de prompt.

#Liberar as ações

#O que cada ação faz

#Pôr e tirar tag

Em Tags permitidas (conversa), adicione as tags que o agente pode usar. Ele pode pôr e tirar qualquer tag da lista. A tag vai para a conversa.

#Mudar o status da conversa

Em Status permitidos, marque para quais status o agente pode mudar a conversa: Aberto, Pendente ou Finalizado.

#Gravar campo personalizado

Em Campos personalizados autorizados, marque os campos do seu catálogo que o agente pode preencher. Se o campo não existe, use Criar campo no catálogo ali mesmo.

O tipo do campo define o que o agente consegue gravar:

#Atualizar dados do contato

Em Permissões › Editar dados do contato, marque quais dados o agente pode corrigir quando o próprio contato informar: Nome, E-mail, Telefone, Empresa e Observações.

O Leadz confere o valor antes de gravar. E-mail e telefone precisam ser válidos. Nome aceita até 120 caracteres, empresa até 160 e observações até 2.000. Valor fora do formato não é gravado, e a conversa segue.

#Mover o card de etapa

Em Permissões › Mover o lead no CRM, marque as Etapas de destino permitidas. O agente só move para as etapas marcadas.

• O agente move o card que já existe do contato. Ele não cria card.
• Se o contato não tem card no CRM, nada acontece.
• Se você tem mais de um quadro com etapas de mesmo nome, o card vai para a etapa desse nome no quadro em que ele já está.

#Criar e excluir tarefas

Em Permissões › Criar e excluir tarefas, escolha Pode criar e, se quiser, Pode excluir as próprias.

• A tarefa é criada para o próprio agente, ligada ao contato da conversa. É útil para lembretes como «retomar o contato em dois dias».
• O agente só exclui tarefa que ele mesmo criou. Tarefa criada por uma pessoa da equipe nunca é excluída por ele.

#Enviar evento ao Sparkle Tracker

Em Permissões › Enviar eventos ao Sparkle Tracker:

1. Adicione os nomes em Eventos permitidos. Exemplo: lead_quente.
2. Em Quando enviar cada evento, escreva uma regra por linha, até 2.000 caracteres. Exemplo: «Quando o contato confirmar interesse, envie lead_quente».

O evento é enviado com o telefone da conversa, então use em conversas de WhatsApp. O workspace precisa estar ligado ao Tracker. Veja Sparkle Tracker.

#Disparar um funil

O agente não inicia um funil diretamente. Ele dispara o funil por meio de uma ação: você cria o funil com um destes gatilhos e libera a ação correspondente no agente.

#Transferir para um humano

A transferência não fica neste passo. Ela é configurada no passo Transferência. Veja Criar um agente.

#No Chatbot do site

O Chatbot é aberto a qualquer visitante. Por isso, lá as ações são reduzidas:

• Sem a opção Agir também no Chatbot do site, o agente não faz nenhuma ação no Chatbot.
• Com a opção ligada, ele só adiciona as tags permitidas e preenche os campos personalizados autorizados.
• Mover card, mudar status, editar dados do contato, criar tarefa e enviar evento não valem no Chatbot.

#Quando a ação não está liberada

Se as instruções pedem uma ação que não está liberada, ou usam um nome que não está na lista, a ação é descartada em silêncio:

• o contato recebe a resposta normalmente;
• nada muda no CRM;
• não aparece erro na tela.

Por isso, confira sempre em Testar o agente: as ações que o agente faria aparecem abaixo de cada resposta, com «No CRM:» na frente. Se a ação não aparece ali, ela não vai acontecer.

#Nomes nas instruções

Escreva nas instruções o nome da etapa, da tag e do campo como eles aparecem no Leadz. Não use apelido nem abreviação.

• Certo: «Quando o contato mandar o ID, grave no campo «ID da conta» e mova para a etapa «Conta enviada».»
• Errado: «Depois de salvar o ID, mande ele para a próxima fase.»

#Problemas comuns

O agente respondeu, mas não moveu o card

Confira quatro pontos. A chave Atualizar CRM durante a conversa está ligada. O grupo Mover o lead no CRM está ligado e a etapa de destino está marcada. O nome da etapa nas instruções é igual ao do CRM. O contato já tem um card no CRM. Se tudo estiver certo, o agente pode ter esquecido a ação: reescreva a regra pedindo todas as ações «na mesma resposta» e teste de novo.

O agente gravou o campo e parou, sem fazer a ação seguinte

As instruções provavelmente pedem as ações em etapas, como «após a confirmação da gravação, mova o card». O agente não recebe confirmação, então fica esperando. Troque por: «grave o campo e mova o card na mesma resposta».

O agente diz que salvou, mas nada foi gravado

O campo não está em Campos personalizados autorizados, ou o valor não bate com o tipo do campo. Num campo do tipo Lista, por exemplo, só entram as opções cadastradas.

O agente faz ações em perguntas simples

Faltou dizer quando não agir. Acrescente nas instruções: «Em pergunta simples, sem dado novo nem pedido, só responda. Não mexa em tag, campo ou etapa.»

O evento do Tracker não chegou

Confira se o nome do evento está em Eventos permitidos, se há uma regra em Quando enviar cada evento e se o workspace está ligado ao Sparkle Tracker.

#Veja também

• Boas práticas de prompt
• Testar o agente
• Manual para criar o prompt